Laatst bijgewerkt: 01/11/2026
Wie zijn wij?
Gillermo bv, met maatschappelijke zetel te Dorpsstraat 36, 9831 Deurle (Sint-Martens-Latem), ingeschreven in de KBO onder het nummer BE0781.893.838, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Heeft u vragen over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, of wilt u uw rechten uitoefenen? Neem dan contact op via mail@gillermo.be, telefonisch op 09 286 90 08 of per post op het adres hierboven.
Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, onder meer bezoekers van onze website, personen die contact met ons opnemen, mede-eigenaars en bewoners van gebouwen waarvoor wij als syndicus optreden, eigenaars en huurders van panden die wij beheren, klanten van onze consultingdiensten, en leveranciers, aannemers en andere contactpersonen met wie wij samenwerken.
Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van onze relatie met u kunnen wij de volgende gegevens verwerken: identificatiegegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres; gegevens over uw eigendom of huurpand, zoals adres, kavel, aandelen in de mede-eigendom, huurovereenkomst en huurprijs; financiële gegevens zoals bankrekeningnummer, betalingen, provisies en afrekeningen; gegevens die u ons zelf bezorgt in vragen, meldingen of schadedossiers; en technische gegevens die nodig zijn om onze website te tonen en te beveiligen, zoals uw IP-adres en browsertype (zie ons cookiebeleid).
Waar de wet ons daartoe verplicht, kunnen wij ook bijkomende identificatiegegevens opvragen, zoals een kopie van uw identiteitskaart.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens, en op welke grond?
Wij verwerken uw gegevens alleen voor duidelijke doeleinden en op een wettelijke grondslag.
Uitvoering van een overeenkomst. Om onze opdracht als syndicus, vastgoedbeheerder of consultant uit te voeren: het beheer van de mede-eigendom, het organiseren van algemene vergaderingen, de boekhouding en afrekeningen, het opvolgen van huurbetalingen, indexaties en technische interventies, en de communicatie met eigenaars, huurders en leveranciers.
Wettelijke verplichtingen. Om te voldoen aan de verplichtingen die op ons rusten, onder meer de regelgeving inzake mede-eigendom, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, en de verplichtingen die gelden voor vastgoedmakelaars, waaronder de antiwitwaswetgeving waar die van toepassing is.
Gerechtvaardigd belang. Om vragen te beantwoorden die u ons stuurt, onze dienstverlening te verbeteren, onze rechten te verdedigen bij een geschil en onze systemen te beveiligen.
Toestemming. Wanneer wij voor een bepaalde verwerking uitdrukkelijk uw toestemming vragen. U kunt die toestemming op elk moment intrekken.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en wij verkopen ze nooit aan derden.
Het contactformulier op onze website
Via het formulier “Vraag een voorstel” op onze contactpagina kunt u ons een vraag sturen. Daarvoor vragen wij uw naam, uw e-mailadres en uw vraag. Daarnaast kunt u, als u dat wilt, uw telefoonnummer, het onderwerp, het adres van het gebouw of pand en het aantal kavels of panden invullen.
Wij gebruiken deze gegevens alleen om uw vraag te beantwoorden en, als u dat wenst, een voorstel op te maken. Dat doen wij op uw verzoek en op grond van ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden die u ons stuurt. Voor u het formulier verstuurt, bevestigt u met een vinkje dat u deze privacyverklaring hebt gelezen.
Het ingevulde formulier wordt per e-mail naar mail@gillermo.be verstuurd en niet apart in de databank van onze website bewaard. Hoe lang wij uw bericht bijhouden, leest u verder onder “Hoe lang bewaren wij uw gegevens?”.
Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze opdracht of wanneer de wet dat vereist. Mogelijke ontvangers zijn de softwareplatformen waarmee wij werken, namelijk OpenVME voor het beheer van mede-eigendommen en Smovin voor het huurbeheer; andere mede-eigenaars, voor zover de wet of de werking van de vereniging van mede-eigenaars dat vereist; aannemers, technici en leveranciers die werken uitvoeren; verzekeraars en schade-experten; notarissen, advocaten en gerechtsdeurwaarders; onze boekhouder en IT-dienstverleners; en overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken, maken wij afspraken die de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens waarborgen.
Worden uw gegevens buiten Europa verwerkt?
Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig. Gegevens uit contactaanvragen die niet tot een samenwerking leiden, bewaren wij maximaal twee jaar. Gegevens die verband houden met een lopende opdracht bewaren wij zolang die opdracht loopt, en daarna zolang wettelijke bewaartermijnen of verjaringstermijnen dat vereisen. Boekhoudkundige stukken bewaren wij gedurende de wettelijk vereiste termijn van zeven jaar. Bij het einde van ons mandaat als syndicus dragen wij het dossier van de mede-eigendom over aan de nieuwe syndicus, zoals de wet voorschrijft.
Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. De toegang tot uw gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft voor de uitvoering van zijn taak.
Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten wissen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang, en om uw gegevens in een gestructureerde vorm te ontvangen. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken.
Sommige rechten zijn beperkt wanneer wij uw gegevens moeten bijhouden om een wettelijke verplichting na te komen of een overeenkomst uit te voeren. Wij beantwoorden uw verzoek binnen één maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om u te identificeren.
Klacht indienen
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op, zodat we samen een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of wanneer onze dienstverlening verandert. De meest recente versie staat altijd op onze website.